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Charges à payer par le locataire (charges « locatives ou récupérables)

Les charges locatives (ou charges récupérables ) sont des dépenses dues par le locataire, mais initialement payées par le propriétaire (ou son réprésentant). Le propriétaire (ou son représentant) se fait rembourser ces dépenses par le locataire. Le mode de paiement de ces charges est différent, selon qu'il s'agit d'un bail d'habitation vide ou meublé.

Exemple

  • Charge récupérable : eau utilisée par la personne assurant le nettoyage des parties communes de l'immeuble

  • Charge non récupérable : électricité utilisée par le locataire dans le logement (chaque locataire doit souscrire un abonnement auprès d'une entreprise distributrice)

    Employé d'immeuble (non logé sur place) ou gardien/concierge (habitant sur place)

    Le salaire versé à l'employé d'immeuble, et les charges sociales et fiscales qui y sont liées, sont récupérables en totalité (à 100 %) par le propriétaire.

    Mais certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

    • Salaire en nature

    • Intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise

    • Indemnités et primes de départ à la retraite

    • Indemnités de licenciement

    • Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise

    • Participation de l'employeur au comité d'entreprise

    • Participation de l'employeur à l'effort de construction

    • Cotisation à la médecine du travail

      Le salaire versé au gardien et les charges sociales et fiscales qui y sont liées sont récupérables par le propriétaire à :

      • 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles,

      • 40 % de leur montant, s'il n'assure que l'une ou l'autre des ces 2 tâches.

      Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

      • Salaire en nature

      • Intéressement et participation aux bénéfices de l'entreprise

      • Indemnités et primes de départ à la retraite

      • Indemnités de licenciement

      • Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise

      • Participation de l'employeur au comité d'entreprise

      • Participation de l'employeur à l'effort de construction

      • Cotisation à la médecine du travail

        Ascenseurs et monte-charge

        Certaines dépenses concernant l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire. Notamment :

        • Électricité

        • Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)

        • Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)

        • Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles

        À savoir

        Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable par le propriétaire.

        Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

        Certaines dépenses concernant l'eau et le chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :

        • Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants

        • Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration

        • Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs

        • Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau

        • Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature

        • Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée

        • Réparation des fuites sur joints

        Installations individuelles

        Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment les éléments suivants :

        • Chauffage et production d'eau chaude

        • Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau)

        Parties communes intérieures

        Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles concernant les éléments suivants :

        • Électricité

        • Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection

        • Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures

        • Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur

        • Frais de personnel d'entretien

        Espaces extérieurs

        Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des éléments suivants :

        • Voies de circulation

        • Aires de stationnement

        • Abords des espaces verts

        • Équipements de jeux pour enfants

        Taxes et redevances

        Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les suivantes :

        Attention

        dans le cas d'un logement social (exemple : HLM), cette liste peut être complétée par ce que prévoit un accord collectif.

        Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant), avec une régularisation annuelle.

        Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire (ou son représentant) doit être justifié.

        Provisions et justificatifs

        Le propriétaire (ou son représentant) fixe le montant des provisions pour charges mensuelles, en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

        À savoir

        Dans un immeuble doté de dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur la consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

        Régularisation annuelle et justificatifs

        Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

        • Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire (ou son représentant)

        • Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année

        À savoir

        Dans un immeuble, lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou son représentant) doit transmettre, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l' EPCI  compétent (le syndic, lorsque le logement est dans un immeuble en copropriété.

        Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou son représentant) doit reverser le trop-perçu.

        Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou son représentant) demande un complément.

        Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou son représentant) doit communiquer les informations suivantes :

        • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)

        • Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

        Sur demande du locataire, le propriétaire (ou son représentant) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

        Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire (ou son représentant) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

        Régularisation tardive

        Le propriétaire (ou son représentant) peut réclamer pendant 3 ans le paiement des charges ou des loyers, y compris après le départ définitif du locataire du logement. Par exemple, des charges datant de juillet 2023 peuvent être réclamées par le propriétaire jusqu'en juillet 2026.

        À savoir

        Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et veut se faire rembourser le trop-versé.

        La régularisation tardive des charges est possible quelle qu'en soit la cause :

        • Oubli

        • Ignorance

        • Négligence

        Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère que ce rappel est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire (ou de son représentant) dans l'exécution du bail (par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu).

        Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

        Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire (ou à son représentant) par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

      • Lettre pour demander un délai pour payer un rappel de charges locatives important

        Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû.

        Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de juillet 2024 peut être réclamée jusqu'en juillet 2027.

        À savoir

        Si le propriétaire (ou l'agence immobilière) n'a pas révisé le loyer à la date prévue par le bail, il peut uniquement le faire dans l'année qui suit.

        Employé d'immeuble (non logé sur place) ou gardien/concierge (habitant sur place)

        Le salaire versé à l'employé d'immeuble, et les charges sociales et fiscales qui y sont liées, sont récupérables en totalité (à 100 %) par le propriétaire.

        Mais certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

        • Salaire en nature

        • Intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise

        • Indemnités et primes de départ à la retraite

        • Indemnités de licenciement

        • Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise

        • Participation de l'employeur au comité d'entreprise

        • Participation de l'employeur à l'effort de construction

        • Cotisation à la médecine du travail

          Le salaire versé au gardien et les charges sociales et fiscales qui y sont liées sont récupérables par le propriétaire à :

          • 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles,

          • 40 % de leur montant, s'il n'assure que l'une ou l'autre des ces 2 tâches.

          Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

          • Salaire en nature

          • Intéressement et participation aux bénéfices de l'entreprise

          • Indemnités et primes de départ à la retraite

          • Indemnités de licenciement

          • Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise

          • Participation de l'employeur au comité d'entreprise

          • Participation de l'employeur à l'effort de construction

          • Cotisation à la médecine du travail

            Ascenseurs et monte-charge

            Certaines dépenses concernant l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire. Notamment :

            • Électricité

            • Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)

            • Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)

            • Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles

            À savoir

            Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable par le propriétaire.

            Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

            Certaines dépenses concernant l'eau et le chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :

            • Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants

            • Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration

            • Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs

            • Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau

            • Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature

            • Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée

            • Réparation des fuites sur joints

            Installations individuelles

            Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment les éléments suivants :

            • Chauffage et production d'eau chaude

            • Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau)

            Parties communes intérieures

            Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles concernant les éléments suivants :

            • Électricité

            • Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection

            • Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures

            • Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur

            • Frais de personnel d'entretien

            Espaces extérieurs

            Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des éléments suivants :

            • Voies de circulation

            • Aires de stationnement

            • Abords des espaces verts

            • Équipements de jeux pour enfants

            Taxes et redevances

            Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les suivantes :

            Le type de bail détermine en partie le mode de paiement des charges récupérables :

            Dans le cas d'un bail mobilité, les charges locatives sont payées au propriétaire sous la forme d'un forfait versé simultanément au loyer.

              Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail. Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué au précédent locataire.

              Le forfait ne doit pas s'accompagner d'un complément à verser ou d'une régularisation ultérieure.

              Le fofait doit être payé en même temps que le loyer. La périodicité du paiement est indiquée dans le bail.

              Le montant du forfait peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer.

                Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire (ou son représentant) doit être justifié.

                Provisions et justificatifs

                Le propriétaire (ou son représentant) fixe le montant des provisions pour charges mensuelles, en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

                À savoir

                Dans un immeuble doté de dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur la consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

                Régularisation annuelle et justificatifs

                Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

                • Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire (ou son représentant)

                • Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année

                À savoir

                Dans un immeuble, lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou son représentant) doit transmettre, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l' EPCI  compétent (le syndic, lorsque le logement est dans un immeuble en copropriété.

                Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou son représentant) doit reverser le trop-perçu.

                Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou son représentant) demande un complément.

                Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou son représentant) doit communiquer les informations suivantes :

                • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)

                • Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

                Sur demande du locataire, le propriétaire (ou son représentant) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

                Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire (ou son représentant) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

                Régularisation tardive

                Le propriétaire (ou son représentant) peut réclamer pendant 3 ans le paiement des charges ou des loyers, y compris après le départ définitif du locataire du logement. Par exemple, des charges datant de juillet 2023 peuvent être réclamées par le propriétaire jusqu'en juillet 2026.

                À savoir

                Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et veut se faire rembourser le trop-versé.

                La régularisation tardive des charges est possible quelle qu'en soit la cause :

                • Oubli

                • Ignorance

                • Négligence

                Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère que ce rappel est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire (ou de son représentant) dans l'exécution du bail (par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu).

                Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

                Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire (ou à son représentant) par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

                  En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.

                  Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû.

                  Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de juillet 2024 peut être réclamée jusqu'en juillet 2027.

                  À savoir

                  Si le propriétaire (ou l'agence immobilière) n'a pas révisé le loyer à la date prévue par le bail, il peut uniquement le faire dans l'année qui suit.

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